Home Blog Business Development 6+1 επαγγελματικές δεξιότητες για να αναπτυχθείς στο γραφείο – Β’ Μέρος

6+1 επαγγελματικές δεξιότητες για να αναπτυχθείς στο γραφείο – Β’ Μέρος

Μάθε πως να αναπτύξεις τις επαγγελματικές σου δεξιότητες

Σε συνέχεια του άρθρου για τις επαγγελματικές δεξιότητες, θα συνεχίσουμε παρακάτω με κάποιες ιδιαίτερα σημαντικές.

Επίλυση προβλημάτων

Τα άτομα που μπορούν να εστιάσουν και να συγκεντρωθούν στο εκάστοτε θέμα που εργάζονται, συνήθως είναι αρκετά ικανά στην επίλυση προβλημάτων, ειδικά αν το πρόβλημα είναι σχετικό με  το συγκεκριμένο θέμα στο οποίο δουλεύουν. Το να έχεις την ικανότητα να μπορείς να διαχειριστείς και να λύνεις προβλήματα, μπορεί να βοηθήσει σε πάρα πολλούς τομείς της ζωής και είναι μία από τις πιο σημαντικές δεξιότητες.

 

Αξίζει να διευκρινίσουμε ότι η διαδικασία επίλυσης προβλημάτων είναι μία πολύπλοκη διαδικασία.

 

Όσο καλά και αν έχεις προετοιμαστεί για τη διαχείριση του προβλήματος, πάντα υπάρχουν αστάθμητοι παράγοντες. Φυσικά και θα παίξει ρόλο η οργάνωση και ένα καλό πλάνο στην επίλυση, όμως στην τελική φάση, αυτό που θα κάνει τη διαφορά είναι η καλή κρίση και λίγη καλή τύχη.

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου ολόκληρες επιχειρήσεις αποτυγχάνουν και αυτό μπορεί να οφείλεται είτε σε μη αναγνώριση του προβλήματος είτε σε αναγνώριση του αλλά σε μη έγκαιρη διαχείρισή του. Η επίλυση ενός προβλήματος εμπεριέχει ένα μικρό ρίσκο. Αυτό το ρίσκο οφείλουμε να το ζυγίσουμε συγκριτικά με τη μη επίλυση του προβλήματος.

 

Το μέγεθος της επιτυχίας δεν μετριέται με το αν έλυσες ένα μεγάλο πρόβλημα αλλά με το αν είναι το ίδιο πρόβλημα που είχες και πέρυσι.

John Foster Dulles, Πρώην Γενικός Γραμματέας των Η.Π.Α

 

Η επίλυση προβλημάτων δεν είναι εύκολη

Η επίλυση προβλημάτων δεν είναι εύκολη

Απλοποίηση διαδικασιών

Η διαχείριση μίας διαδικασίας έχει να κάνει κυρίως με το να την απλοποιήσεις και να διευκολύνεις τα άτομα που επηρεάζονται από αυτή. Είναι συχνό πρόβλημα, ειδικά σε πολύ μεγάλες εταιρίες, να κατασπαταλώνται εργατοώρες γιατί οι διαδικασίες είναι λανθασμένες με αποτέλεσμα να χρειάζεται περισσότερος χρόνος για την ίδια τη διαδικασία παρά για τη διαχείριση του θέματος που δημιουργήθηκε.

Η απλοποίηση διαδικασιών είναι εξαιρετικά χρήσιμη σε επαγγελματικά workshops αλλά και σε ομαδικές εργασίες.

Πιο αναλυτικά: Παρόλο που υπάρχουν αμέτρητες μελέτες και αναλύσεις, η απλοποίηση των διαδικασιών είναι συχνό πρόβλημα των επιχειρήσεων. Τις περισσότερες φορές, οι επιχειρήσεις καταφεύγουν σε εξωτερικούς συνεργάτες για τον έλεγχο και απλοποίηση των διαδικασιών τους.

Σε κάθε περίπτωση όμως, αυτή είναι μία από τις δεξιότητες που εκτιμώνται πάρα πολύ. Η πρώτη ερώτηση που οφείλει να κάνει κάποιος που θέλει να απλοποιήσει μία διαδικασία, και που φυσικά βρίσκεται στο επίκεντρο των ικανοτήτων ενός καλού facilitator είναι: «Τί θέλεις να πετύχεις;» Όσο και αν σου φαίνεται περίεργο, οι περισσότεροι βρίσκουν αυτή την ερώτηση εξαιρετικά δύσκολη.

Πολύ συχνά, οι εταιρίες αναλώνουν χρόνο σε team buildings και workshops χωρίς να έχουν ξεκάθαρο όραμα για το τι θέλουν να πετύχουν. Η σωστή διαχείριση από έναν facilitator είναι να βοηθήσει τον πελάτη/εταιρία να πετύχουν αυτό που θέλουν. Δεν έχει σημασία αν διαφωνεί με τη στρατηγική του πελάτη ή της εταιρίας.

Για να βοηθήσει λοιπόν, πρέπει να κάνει τις σωστές ερωτήσεις.

Υπάρχουν ανοικτές και κλειστές ερωτήσεις.

Ερωτήσεις που καθοδηγούν και ερωτήσεις που χρειάζονται ανάκληση προηγούμενων εμπειριών.

Κάθε μία από αυτές χρησιμοποιείται για συγκεκριμένο σκοπό σε συγκεκριμένη χρονική στιγμή.

 

Δεξιότητες Ορθής Οργάνωσης Συναντήσεων

Από απλές συναντήσεις ομάδας που μπορεί να συμβαίνουν καθημερινά, μέχρι μεγάλες, επίσημες εταιρικές συναντήσεις παρατηρείται το φαινόμενο της μη οργανωμένης διαχείρισης, με αποτέλεσμα τον αποσυντονισμό της ομάδας, την κατάληξη της συνάντησης σε άσχετα θέματα από το απαραίτητο και τελικά το χάσιμο χρόνου. Το να μπορείς λοιπόν να οργανώσεις μία συνάντηση, να την κρατήσεις στο θέμα και να καταλήξεις σε αποφάσεις, είναι δεξιότητες ενός καλά οργανωτικού ατόμου.

Πιο αναλυτικά: Αρχικά πρέπει να γίνει γνωστή από την αρχή η θεματολογία της συνάντησης σε όλα τα άτομα που θα παρευρεθούν, έτσι ώστε όλοι να είναι προετοιμασμένοι. Το άτομο που έχει αναλάβει την οργάνωση και το συντονισμό της συνάντησης έχει συγκεκριμένα καθήκοντα. Σε μία τέτοια συνάντηση υπάρχουν διαδικασίες και χρειάζεται να μπορεί να τηρηθεί μία συγκεκριμένη συμπεριφορά.

  • Τα άτομα που παραβρίσκονται στη συνάντηση δεν διακόπτουν το ένα το άλλο.
  • Ο σκοπός όλων είναι να βρεθεί ένα κοινώς αποδεκτό πλάνο.
  • Αν δεν μπορεί να υπάρξει απόλυτη ομοφωνία, μπορεί να γίνει ψηφοφορία (ανάλογα τη συνάντηση,βέβαια). Η απόφαση της ψηφοφορίας πρέπει να γίνει αποδεκτή από όλους.

 

Κατά τη διάρκεια της συνάντησης, είναι απαραίτητο να φροντίσει κάποιος ότι η διαδικασία παραμένει ομαλή, περιλαμβάνει όλα τα μέλη και δεν αφήνει ένα ή δύο άτομα να κυριαρχήσουν στη συζήτηση. Το άτομο, λοιπόν, που έχει αναλάβει τη διαχείριση, οφείλει να:

  • Διευκρινίζει ότι δεν υπάρχει πρόοδος στη συζήτηση.
  • Να επαναφέρει το θέμα σε περίπτωση απόκλισης.
  • Να καταλήγει σε ένα θέμα και να περνάει στο επόμενο.
  • Να διευκρινίσει σημαντικά σημεία της συζήτησης.
  • Να διευκρινίσει τυχόν παρεξηγήσεις ή παρανοήσεις.

 

Άρα, το άτομο που διαχειρίζεται τη συνάντηση, πρέπει να διατηρεί τον έλεγχο, να την κρατήσει μέσα στα ορισμένα χρονικά πλαίσια, να αναγνωρίζει τη συμμετοχή των μελών και να τα ευχαριστεί για αυτή. Τέλος, πρέπει να ορίσει ημερομηνία και ώρα για την επόμενη συνάντηση.

 

Είναι οργανωμένες οι συναντήσεις στο γραφείο σου;

Είναι οργανωμένες οι συναντήσεις στο γραφείο σου;

 

Γιατί μπορεί να αποτύχει μία συνάντηση;

Υπάρχουν πολλοί λόγοι που μπορούν να συνδράμουν για την αποτυχία μίας συνάντησης.

  1. Η συνάντηση δεν ήταν απαραίτητη. Αφορά μη αναγκαία πράγματα και σπαταλάει το χρόνο των συμμετεχόντων. (Συναντήσεις της Παρασκευής)
  2. Η συνάντηση δεν έχει διευκρινισμένο σκοπό. Π.χ. δεν έχει οριστεί ξεκάθαρο αντικείμενο.
  3. Λανθασμένη καθοδήγηση. Το άτομο που ορίζει τη συνάντηση, επισκιάζει  και απαξιώνει τους συμμετέχοντες.
  4. Ο συντονιστής δεν έχει τον έλεγχο, με αποτέλεσμα κάποιο/α μέλη να επισκιάζουν όλους τους άλλους.
  5. Η συνάντηση είναι πολύ μεγάλη, επηρεάζοντας έτσι τη ροή αποτρέποντας τα μέλη από το να συμμετέχουν ενεργά.
  6. Προκύπτουν συζητήσεις που είναι άσχετες με το αντικείμενο της συνάντησης.
  7. Γίνεται συζήτηση επί τον προβλημάτων χωρίς όμως να διερευνάται ουσιαστική επίλυσή τους.
  8. Οι αποφάσεις που παίρνονται, καθυστερούν να υλοποιηθούν ή δεν υλοποιούνται καθόλου.
  9. Δεν παίρνονται ξεκάθαρες αποφάσεις.
  10. Παραβρίσκονται λάθος άτομα. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα την προβληματική ροή της συνάντησης.

Υπάρχουν, λοιπόν, πολλών ειδών συναντήσεις και πολλοί παράγοντες που μπορεί να οδηγήσουν σε μία μη αποτελεσματική συνάντηση. Ο συντονιστής χρειάζεται να έχει καλή οργάνωση και να μπορεί να διατηρήσει τον έλεγχο. Συνδυαστικές δεξιότητες που μπορεί να βοηθήσουν είναι η Ενεργητική Ακρόαση και η Διαπροσωπική επικοινωνία.

Αν θες να μάθεις πως να κάνεις τη δουλειά σου στην εταιρεία να ξεχωρίζει τότε πάτα το κουμπί!

 

Ως την επόμενη φορά… Καλή εξέλιξη!

Το Όραμα του HumanAdvanced.com είναι να λειτουργήσει σαν Φάρος βελτίωσης, εξέλιξης και πραγματοποίησης ονείρων.
Έχει την μοναδική ιδιότητα να συνδυάζει την αιχμή των γνώσεων από τις σημαντικότερες και πιο χρήσιμες Επιστήμες της σύγχρονης κοινωνίας – όπως Ψυχολογία, Επικοινωνία και Συναισθηματική Νοημοσύνη – και να τις μεταφέρει στον αναγνώστη με έναν τρόπο μεταδοτικό και κυρίως πρακτικό, ώστε να μπορέσει να εφαρμοστούν άμεσα, αυτές τις γνώσεις και να βιώσει την βελτίωση που θέλει σε όποιον τομέα τον απασχολεί περισσότερο, αλλά και εν τέλει να καταφέρει την Αλλαγή που πάντα ήθελε στην ζωή του.