Home Blog Business Development Γιατί ο αποδοτικός manager αποφεύγει τα πολλά και χρονοβόρα meetings

Γιατί ο αποδοτικός manager αποφεύγει τα πολλά και χρονοβόρα meetings

Οι συναντήσεις - meetings έχουν χρησιμότητα, αφού μπορείς να οργανώσεις καλύτερα την ομάδα, παραμένουν όμως μια διακοπή για την παραγωγική διαδικασία.

Είναι στιγμές που βρισκόμαστε στο γραφείο μας, γεμάτοι ενέργεια και διάθεση ώστε να εργαστούμε και να δημιουργήσουμε. Ξεκινάμε δυναμικά την ημέρα μας και αρχίζουμε να αποδίδουμε. Οι ιδέες κατεβαίνουν βροχή, η υλοποίηση πάει από το καλό στο καλύτερο και η δημιουργικότητα κοχλάζει. Τη στιγμή που όλα τρέχουν όπως πρέπει λοιπόν, χτυπάει το notification του κινητού μας ή το alert από το Calendar.
“Έχετε συνάντηση σε 15 λεπτά»

 

Για όλους τους ανθρώπους που εργάζονται πνευματικά, το χειρότερο σενάριο κατά την διάρκεια που βρίσκονται σε διαδικασία απόδοσης, είναι να υπάρξει διακοπή ή ενόχληση. Σταματά η ροή, η δημιουργία παύει και οι εμπνεύσεις παραμένουν στα ανεξερεύνητα σημεία του μυαλού μας, αναμένοντας μια επόμενη έξαρση δημιουργικότητας για να επανέλθουν στο προσκήνιο και να μας αποδώσουν την εξέλιξη της εργασίας μας, τη νέα υπηρεσία που θα απογειώσει την Εταιρεία μας ή την νέα λειτουργία της εφαρμογής μας που θα την κάνει απαραίτητη στο κοινό που απευθυνόμαστε.
Ένας παράγοντας διακοπής, που τείνει να έχει τεράστια έξαρση τελευταία είναι ο παράγοντας συναντήσεις (Meetings). Αν και οι συναντήσεις έχουν και χρήσιμα αποτελέσματα, αφού μπορείς να οργανώσεις καλύτερα από κοντά την ομάδα, να εκμεταλλευτείς το δημιουργικό brainstorming των μελών αλλά και να το αξιοποιήσεις ως ευκαιρία για team bonding, παραμένουν εξ ορισμού μια διακοπή για την «παραγωγική διαδικασία». Παράλληλα, ο προσεκτικός παρατηρητής ενός τυπικού meeting θα διαπιστώσει πως κοστίζουν στην Εταιρεία, όχι μόνο επειδή διακόπτουν την παραγωγή αλλά επειδή αξιώνουν το χρόνο των στελεχών της. Χρόνος που μεταφράζεται σε εργατοώρες. Εργατοώρες που σημαίνουν χρήμα.

Με βάση τα παραπάνω συγκεντρώνουμε τους λόγους που τα meetings κοστίζουν σε παραγωγικότητα , χρόνο και χρήμα.

Ένα meeting απαιτεί την παρουσία σου για παραπάνω από την ουσιαστική συμμετοχή σου. Λαμβάνοντας μέρος σε μια τυπική συνάντηση μιας ώρας 4-6 ατόμων, ο χρόνος που θα απαιτηθεί η συμβολή σου είναι πάντα μικρότερος από όσο θα σπαταλήσεις για να παραβρεθείς. Όσο απλά βρίσκεσαι στο χώρο και δεν συνεισφέρεις, τότε η διαφορά αυτού του χρόνου πάει χαμένη καθώς θα μπορούσε να εκμεταλλευτεί αλλού. Το κόστος ευκαιρίας του χρόνου αυτού δηλαδή, ζημιώνει την παραγωγική ή δημιουργική διαδικασία της εταιρείας.

Ένα meeting δεν εμπεριέχει πληροφορία χρήσιμη προς όλους. Όσα συζητούνται σε μια συνάντηση 6 στελεχών, 6 διαφορετικών τμημάτων μιας εταιρείας, δεν αφορούν και τους 6. Ο παρατηρητής σύντομα θα παρατηρήσει πηγαδακια. Θα παρατηρήσει διαλόγους που είναι εκτός των γνώσεων των άλλων. Κάθε λεπτό που περνάει, οι συμμετέχοντες λαμβάνουν πολύ λίγη πληροφορία σε σχέση με το αν διάβαζαν ένα email που τους αφορούσε αποκλειστικά.

Τα meetings απαιτούν προετοιμασία. Προετοιμασία για να μπορείς να σταθείς, να συνεισφέρεις, να καταλήξεις κάπου. Να γνωρίζεις το κομμάτι που σου αναλογεί και να το φέρεις στο τραπέζι, εξηγώντας το γιατί και το πώς. Προτάσεις για το θέμα της συνάντησης και γιατί όχι, προεργασία στο ποιοι συμμετέχουν και τι ζητούν να ακούσουν.

Δεν έχουν όλα τα meetings σαφή ατζέντα. Ως ατζέντα ορίζουμε το τι θα συζητηθεί. Αν η ατζέντα δεν είναι σαφής, η συζήτηση δεν έχει συγκεκριμένη κατεύθυνση άρα και ροή. Παράλληλα οι συμμετέχοντες δεν είναι πάντα προετοιμασμένοι αφού δεν έχουν υπόψη τους ποια είναι τα θέματα που πρέπει να συζητηθούν.

Πάντα σε ένα meeting υπάρχει κάποιος που θα αποπροσανατολίσει από το στόχο. Είτε απλά κάνει ερωτήσεις για ζητήματα που οι απαντήσεις είναι αυτονόητες, είτε έχουν απαντηθεί, είτε απλά δεν καταλαβαίνει, αυτός ο συμμετέχων θα δημιουργήσει δυσμενή αναλογία μεταξύ παραγωγικής ώρας και ώρας επεξήγησης.

Τα Meetings δημιουργούν άλλα meetings. Μια συνάντηση μπορεί να οδηγήσει σε μια άλλη συνάντηση και αυτή με την σειρά της σε μια επόμενη κοκ. Οι συναντήσεις μπορεί να είναι εισαγωγικές ή σε συνέχεια κάποιας άλλης. Δεν υπάρχει κανόνας ότι απαιτείται μία και μοναδική.

Οι συναντήσεις - meetings έχουν χρησιμότητα, αφού μπορείς να οργανώσεις καλύτερα την ομάδα, παραμένουν όμως μια διακοπή για την παραγωγική διαδικασία.

Τα meetings, οδηγούν σε επόμενα meetings και αυτά σε επόμενα κοκ.

Το κόστος σε εργατοώρες είναι πολλαπλάσιο της διάρκειας. Ένα meeting 6 στελεχών διάρκειας μιας ώρας, δεν κοστίζει μόνο μια ώρα. Κοστίζει 6 εργατοώρες στελεχών. Έξι δημιουργικές, παραγωγικές εργατοώρες για μια ώρα συνάντησης. Αν ήταν 10 στελέχη το κόστος θα μεγάλωνε αντίστοιχα. Δεν υπολογίζεται ο χρόνος μετακίνησης που μπορεί να απαιτηθεί, ο χρόνος προετοιμασίας αλλά και ο χρόνος συγκέντρωσης που απαιτείται για να επανέλθει το στέλεχος στην παραγωγική διαδικασία που διέκοψε.

Ποτέ κανείς δεν σε καλεί σε meeting 5 λεπτών. Αν για μια απόφαση χρειάζονται 5 λεπτά, δεν θα δεις κανέναν να σε καλεί σε 5λεπτο meeting. Ακόμα και το Microsoft Outlook Calendar έχει δεσμευμένο χρόνο από 30’ και πάνω. Γιατί να εκτείνουμε τα 5 λεπτά σε μισή ώρα;

Αν είναι αναγκαία η συνάντηση, που πολλές φορές θα είναι τότε μπορείς σαν HOST (διοργανωτής) να ορίσεις κάποιες παραμέτρους. Απλές αλλά λειτουργικές.

1. Κάλεσε μόνο όσους πραγματικά χρειάζεται.
2. Βάλε χρονόμετρο. Κοντά στο τέλος του χρόνου, άρχισε να ανακεφαλαιώνεις.
3. Αν κάποιος ξεφεύγει, επανέφερέ τον στο θέμα.
4. Θέσε εξ αρχής ξεκάθαρη ατζέντα και στόχο.
5. Θέσε στο τέλος τι θα κάνει και ποιος.

Έχε πάντα στο μυαλό σου, πως ένα meeting μπορεί να αντικατασταθεί από ένα τηλεφώνημα, ένα email, ένα video ή audio conference. Μπορεί να είναι πιο απρόσωπα αλλά λιγότερο κοστοβόρα σε χρόνο και χρήμα.

Σπύρος Ανδριανός