Home Blog Business Development Καταμερισμός εργασίας στην ομάδα. Γίνεται σωστά;

Καταμερισμός εργασίας στην ομάδα. Γίνεται σωστά;

Υπάρχει αφθονία στοιχείων από έρευνες που έχουν πραγματοποιηθεί στον τομέα της ψυχολογίας που αναφέρουν ότι η έλλειψη ελέγχου στο εργασιακό περιβάλλον και γενικότερα στη ζωή μας είναι μία από τις πιο αγχώδεις καταστάσεις που μπορούμε να βιώσουμε. Τα αποτελέσματα μπορεί να είναι συντριπτικά για την υγεία μας ξεκινώντας από υπέρταση, έλκος, καρδιακές παθήσεις μέχρι και εγκεφαλικά. Ένα σχετικό άρθρο υπάρχει εδώ

Οι περισσότεροι από εμάς, μπορούμε να αντιμετωπίσουμε οποιοδήποτε άλλο πρόβλημα και να ανταποκριθούμε φυσιολογικά. Η έλλειψη ελέγχου όμως, μπορεί να μας αφήσει αδιάφορους, χωρίς κίνητρο και να οδηγήσει μέχρι και στην κατάθλιψη.

Γι’ αυτό τον λόγο λοιπόν, σε ένα εργασιακό περιβάλλον είναι αρκετά δύσκολο να λειτουργείς καθημερινά με υψηλή πίεση και καθοδήγηση από την διοίκηση, για πολύ μεγάλα χρονικά διαστήματα.

Από την άλλη πλευρά όμως, η υπερβολικά «φιλελεύθερη» προσέγγιση δεν συναντάται πολύ συχνά και είναι λογικό, καθώς είναι εξαιρετικά αγχώδεις για αυτόν που ηγείται.

Άραγε δεν θα μπορούσε να βρεθεί μία μέση λύση που να μπορεί να βοηθήσει σε ένα ομαλό εργασιακό περιβάλλον, χωρίς ιδιαίτερα υψηλά επίπεδα άγχους για κανέναν;

Η απάντηση σε αυτό, είναι ο καταμερισμός εργασίας ή η εξουσιοδότηση συγκεκριμένων ανθρώπων της ομάδας από αυτόν που ηγείται.

Ένα παλιό κλασσικό μοντέλο οργάνωσης μίας ομάδας ήταν η ελιτίστικη ομάδα με τους σπεσιαλίστες. Ουσιαστικά, η ομάδα συμπεριλάμβανε άτομα που ήταν παραπάνω από experts σε αυτό που έκαναν. Το αποτέλεσμα ενώ ήταν πολύ καλό καθώς οι ικανότητες του καθενός ήταν εξαιρετικές, θύμιζε χολιγουντιανή ταινία. Όταν ένα από τα άτομα της ομάδας απουσίαζε, παρουσιάζονταν κενά που  οι υπόλοιποι δεν ήταν ικανοί να καλύψουν.

Διάβασε εδώ πως δημιουργείται μία High Performance Team!

Ένα άλλο μοντέλο που παρουσιάστηκε αργότερα σε αντίθεση του προηγούμενου, ήταν το μοντέλο «Όλοι κάνουν τα πάντα». Λογική κίνηση, καθώς ακόμη και σε έλλειψη ατόμων οι υπόλοιποι μπορούσαν να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις του αντικειμένου. Ή μήπως όχι; Πολύ συχνά και με την αύξηση των εργασιών ενός τμήματος, τα άτομα αδυνατούσαν να εστιάσουν σε ένα η δύο αντικείμενα, με αποτέλεσμα να γνωρίζουν μεν και να διαχειρίζονται πολλά αντικείμενα αλλά με περιορισμένο βάθος και γνώση.

Για να επανέλθουμε στο προκείμενο, ο καταμερισμός εργασίας ή η εξουσιοδότηση αρμοδιοτήτων σε συγκεκριμένα άτομα μπορεί να αποφορτίσει έναν προϊστάμενο και ταυτόχρονα να τους δώσει βάθος γνώσης σε κάποιο αντικείμενο. Μία εύλογη ερώτηση είναι, «πόσο έλεγχο θέλω να έχω πάνω σε ένα αντικείμενο και πόσο θέλω να παραδώσω;»

Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση θα καθορίσει πως θα γίνει ο καταμερισμός της εργασίας, πόσο συχνές θα είναι οι συναντήσεις με αυτό το άτομο και πόσες λεπτομέρειες θέλεις να ξέρεις. Επίσης, θα καθορίσει και το είδος διαχείρισης ή ηγεσίας θέλεις να ακολουθήσεις.

Από τον απόλυτο έλεγχο σε απολύτως κανέναν έλεγχο.

Ο έλεγχος και η ανάληψη ευθύνης μοιράζεται ουσιαστικά ανάμεσα σε προϊστάμενο και το άτομο που εκπροσωπεί. Το επίπεδο ελέγχου μπορεί να κυμαίνεται από τον προϊστάμενο να έχει απόλυτο έλεγχο μέχρι το να έχει παραδώσει τον έλεγχο εντελώς και όλα τα ενδιάμεσα στάδια.

Υπάρχουν εννέα επίπεδα καταμερισμού εργασίας που το κάθε ένα εξαρτάται από το επίπεδο ελέγχου που έχει εμπιστευτεί ο προϊστάμενος.

  1. Έλεγξε το πρόβλημα, δώσε μου όλα τα δεδομένα κι εγώ θα αποφασίσω τι θα κάνω.

  2. Πες μου τις επιλογές που υπάρχουν με τα θετικά και τα αρνητικά της κάθε μίας και θα αποφασίσω τι θα διαλέξω.

  3. Πες μου τα κριτήρια για την επιλογή σου, τι εναλλακτικές υπάρχουν, και ποια είναι η καλύτερη εναλλακτική γνωρίζοντας τα ρίσκα και εγώ θα πάρω την τελική απόφαση.

  4. Πρότεινε μου μία πορεία δράσης για να εγκρίνω.

  5. Πες μου τι σκοπεύεις να κάνεις για το θέμα και καθυστέρησε τις ενέργειες σου μέχρι να τις εγκρίνω.

  6. Πες μου τι σκοπεύεις να κάνεις και κάνε το εκτός και αν σου πω όχι.

  7. Κάνε ότι κινήσεις σκοπεύεις να κάνεις. Ενημέρωσε με για το τι έκανες και πες μου πως εξελίχθηκε.

  8. Κάνε ότι κινήσεις σκοπεύεις να κάνεις. Ενημέρωσε με αν δεν υπάρξει θετικό αποτέλεσμα.

  9. Κάνε ότι κινήσεις σκοπεύεις να κάνεις. Περαιτέρω επικοινωνία μαζί μου δεν είναι απαραίτητη.

 

Το επίπεδο ελέγχου που παραδίδεις λοιπόν, καθορίζει και το είδος ηγεσίας που επιλέγεις για να διαχειριστείς την ομάδα σου. Από απόλυτα επιβλητικό προς το πιο ιδεολογικό, όπου θα πρέπει να μεταφέρεις το όραμα σου στους υφιστάμενους, στο καθοδηγητικό  και τέλος στο απόλυτα ελεύθερο και σε ότι συνεπάγεται αυτό.

 

 

Καταμερισμός εργασίας

 

Η ανάθεση ευθυνών και ο καταμερισμός εργασιών, μπορεί να είναι πιο περίπλοκος από ότι φαίνεται αρχικά και σε μεγάλο βαθμό εξαρτάται από την εμπιστοσύνη που υπάρχει ανάμεσα σε προϊστάμενο και προσωπικό. Αυτό που είναι πολύ σημαντικό να γνωρίζεις είναι πόσο έλεγχο θες και χρειάζεται να παραδώσεις. Ένας καλός ηγέτης χρειάζεται μεγάλες δόσεις αυτογνωσίας για να ξέρει πως μπορεί να αποδώσει καλύτερα. Επίσης, ένας καλός ηγέτης γνωρίζει πως μπορούν να αποδώσουν οι υφιστάμενοι του και προσπαθεί να βρει μία ισορροπία, έτσι ώστε να τους επιτρέψει να αναπτυχθούν στην εργασία τους.

Ένας καλός τρόπος για να δεις πόσο αντέχει ο καθένας, είναι να τους ρωτήσεις ευθέως και να διαπραγματευτείς το μέγεθος των ευθυνών που θα τους αναθέσεις έτσι ώστε και οι δύο να πετύχετε όσο το δυνατόν περισσότερα.

Tips για το τί θέλει ο προϊστάμενος από εσένα.

Τέλος πρέπει να είσαι ξεκάθαρος με το επίπεδο ελέγχου που παραδίδεις και αυτό πρέπει να γίνει απόλυτα κατανοητό από το άτομο που θα αναλάβει την ευθύνη.

Το Όραμα του HumanAdvanced.com είναι να λειτουργήσει σαν Φάρος βελτίωσης, εξέλιξης και πραγματοποίησης ονείρων. Έχει την μοναδική ιδιότητα να συνδυάζει την αιχμή των γνώσεων από τις σημαντικότερες και πιο χρήσιμες Επιστήμες της σύγχρονης κοινωνίας - όπως Ψυχολογία, Επικοινωνία και Συναισθηματική Νοημοσύνη – και να τις μεταφέρει στον αναγνώστη με έναν τρόπο μεταδοτικό και κυρίως πρακτικό, ώστε να μπορέσει να εφαρμοστούν άμεσα, αυτές τις γνώσεις και να βιώσει την βελτίωση που θέλει σε όποιον τομέα τον απασχολεί περισσότερο, αλλά και εν τέλει να καταφέρει την Αλλαγή που πάντα ήθελε στην ζωή του.